L’Association pour l’Utilisation du Rein Artificiel dans la région parisienne (L’AURA PARIS) est une association privée à but non lucratif, agréée ESPIC (établissement de santé privé d’intérêt collectif), qui a pour mission de prendre en charge, selon le triptyque prévention-soins primaires–secondaires–ternaires les personnes atteintes de maladies rénales chroniques.

 

Son activité s’inscrit au cœur d’une véritable “filière néphrologique” de prise en charge des maladies rénales chroniques (MRC) depuis la prévention jusqu’à l’hospitalisation complète et la fin de vie (offre de soins globale comprenant toutes les modalités de traitement de l’insuffisance rénale chronique (IRC) et l’accès à la transplantation rénale).

 

Trois axes principaux structurent ses missions :

 

• Développer des offres de soins en promouvant des modèles de soins globaux par la mise en place de filières MRC intégrées, et l’accessibilité à des parcours de soins coordonnés personnalisés, notamment pour les personnes vulnérables.

 

• Promouvoir une culture d’efficience et d’excellence opérationnelle afin d’améliorer en continu la qualité des soins tout en promouvant la qualité de vie des patients.

 

• Soutenir la recherche scientifique, les enseignements et la formation professionnelle continue des patients et des professionnels de santé.

 

L’AURA Paris recherche un/ une :

 

SECRETAIRE MEDICALE en CDI

Description du poste

 

Rattaché(e) au Directeur des parcours, de la qualité et de la sécurité des soins, vous aurez pour mission principale de contribuer à la gestion du dossier patient en participant au sein des équipes médicales et paramédicales du service, à la circulation et à la traçabilité des informations selon les protocoles du service.

 

1. Missions principales :

 

Gestion du secrétariat du service hospitalisation :

• Assurer l’organisation et la gestion du dossier des patients en collaboration avec les équipes médicales et paramédicales, en garantissant la circulation et la traçabilité des informations conformément aux protocoles du service.
• Relayer les informations entre les patients, l’équipe médicale, l’encadrement et les soignants. Accueillir et orienter les patients, et gérer les appels téléphoniques.

Gestion des mouvements des patients :

• Contrôler les entrées et sorties des patients, organiser les transferts et assurer le suivi des notifications auprès des services concernés (admissions, soignants, etc.).
• Planifier et organiser les hospitalisations complètes, les hôpitaux de jour, les bilans néphrologiques et autres examens externes (consultations, transferts, etc.).

Organisation des hospitalisations et hôpitaux de jour :

• Centraliser les demandes d’hôpitaux de jour provenant de diverses structures et organiser la prise en charge des patients (consultations néphrologiques, urgences, etc.).
• Gérer la planification des hospitalisations et des bilans, notamment les bilans néphrologiques (PBR, etc.), en assurant la préparation des dossiers patients et le suivi des informations médicales et administratives.

Gestion des documents médicaux :

• Relecture, mise en page, édition et diffusion des comptes rendus d’hospitalisation, des courriers de consultation et des documents administratifs (certificats médicaux, arrêts de travail, etc.).
• Centraliser et organiser les données médicales du patient (examens, résultats d’analyses, radios, etc.), et assurer leur rangement dans le dossier patient.

Coordination avec la facturation et gestion administrative :

• Collaborer avec le service de facturation pour la bonne gestion des commandes de prestations médicales et des bons de transport.
• Suivre les bons de commande et les actes externes, en s’assurant de leur conformité avec les tarifs conventionnels et en gérant les documents administratifs nécessaires.

Gestion des transferts et transports :

• Organiser les transferts des patients pour des interventions chirurgicales, examens externes, ou bilans médicaux (fistulographie, pose de cathéter, etc.).
• Préparer les prescriptions médicales nécessaires, organiser le transport, et gérer les documents liés à la sortie du patient (ordonnances, arrêt de travail, etc.).

Suivi des sorties des patients :

• Organiser les sorties des patients, notamment des nouveaux patients dialysés, en veillant à leur fourniture de documents administratifs et médicaux nécessaires.
• Assurer l’organisation du transport et la diffusion des comptes rendus d’hospitalisation en interne et à l’extérieur.
• Centraliser et mettre à jour les informations relatives aux patients, aux mouvements de patients (entrées, sorties, RDV), et à l’organisation des soins.
• Rédiger et diffuser des notes de service et des courriers médicaux sous le contrôle du chef de service.

Formation et encadrement des stagiaires :

• Participer à l’accueil, la formation et l’encadrement des stagiaires et secrétaires remplaçantes, en assurant le suivi et la bonne intégration des nouveaux collaborateurs dans le service.

 

1. Tâches confiées :

• Accueil des patients, orientation et gestion des dossiers entrants et sortants en lien avec le service des admissions.
• Filtrage des appels internes et externes, gestion des informations relatives aux patients.
• Suivi administratif et médical des dossiers patients : centralisation, récupération des données médicales et administratives.
• Gestion des rendez-vous et examens, préparation des ordonnances et prescriptions médicales.
• Organisation du transport et suivi des sorties, gestion des documents de sortie et des rendez-vous externes.
• Gestion des fournitures de bureau et commandes en lien avec le service des achats.

 

 

III. Activités ponctuelles :

• Assurer le suivi des stocks de fournitures de bureau et participer à la gestion des livraisons.
• Remplacement ponctuel du binôme secrétariat en cas d’absence.

 

1. Compétences et qualités requises :

 

Compétences techniques :

• Maîtrise des missions du secrétariat médical et des techniques de gestion administrative.
• Connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel) et des logiciels médicaux (Dxcare, Médial).
• Compétence dans l’utilisation des outils de communication (téléphone, internet, Outlook, intranet).
• Maîtrise de la dactylographie et rédaction de documents médicaux.

 

Compétences relationnelles :

 

• Sens de l’accueil et des relations humaines, respect des procédures et de la confidentialité
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents services (médical, paramédical, administratif).
• Sens de l’écoute, diplomatie, patience, et psychologie pour une communication efficace avec les patients et les équipes.

 

Qualités :

• Rigueur, organisation, réactivité et capacité à gérer les priorités.
• Capacité à prendre des initiatives et à résoudre des situations complexes.
• Discrétion, respect du secret professionnel et capacité à faire circuler l’information de manière fluide et sécurisée.
• Volonté de servir le public et sens du service rendu.

 

Profils :

• Vous êtes titulaire d’un baccalauréat et diplômé(e) secrétaire médical ;
• Vous avez à votre actif une première expérience dans un établissement de santé ou médico-social ;
• Parmi vos qualités, nous apprécierons tout particulièrement Votre dynamisme et savoir-être ;
• Votre goût et sens de la relation patients ;
• Votre réactivité et capacité à gérer les priorités ;
• Votre professionnalisme et votre rigueur.

 

 

Informations relatives au contrat

 

Contrat : CDI temps plein

Lieu de travail : AURA Paris Plaisance (métro Plaisance)

Rémunération : selon le profil

Expérience souhaitée : 2 ans minimum

Poste à pourvoir rapidement

 

 

Contacts

 

Christine DEBLEDS, Directrice des Opérations, recrutement@auraparis.org